ESS Dijital Formlar

1. AMAÇ VE KAPSAM

ESS KURUMSAL Kişisel Verilerin İşlenmesi ve Korunması Politikası (“ESS KURUMSAL KVK Politikası”) ile ESS KURUMSAL tarafından kişisel verilerin korunmasında ve işlenmesinde benimsenen ilkeler düzenlenmektedir.

ESS KURUMSAL’un, kişisel verilerin korunmasına verdiği önem doğrultusunda, ESS KURUMSAL KVK Politikası ile ESS KURUMSAL ve iş ortakları tarafından yürütülen faaliyetlerin 6698 sayılı Kişisel Verilerin Korunması Kanunu’nda (“KVK Kanunu”) yer alan düzenlemelere uyumuna ilişkin temel prensipler belirlenmekte ve bu kapsamda ESS KURUMSAL’un yerine getirmesi gerekenler ortaya konulmaktadır. ESS KURUMSAL KVK Politikası düzenlemelerinin uygulanması ile ESS KURUMSAL’un benimsediği veri güvenliği ilkeleri sürdürülebilir kılınmış olacaktır.
 

2. HEDEF

ESS KURUMSAL;şirket bünyesinde kişisel verilerin korunması konusunda farkındalığın oluşması için gerekli sistemi oluşturmalı ve iç işleyişlerinin kişisel verilerin korunması ve işlenmesi mevzuatına uyumunu temin etmek için gereken düzeni kurmalıdır.

ESS KURUMSAL KVK Politikası, KVK Kanunu ve ilgili mevzuat ile ortaya konulan düzenlemelerin uygulanması bakımından yol gösterme amacı taşımaktadır. ESS KURUMSAL KVK Politikası ile, ESS KURUMSAL tarafından önem verilen, KVK Kanunu’na uyum sürecinin benimsenmesinin ve özenle yürütülmesinin temini hedeflenmektedir.
 

3. TANIMLAR 

ESS KURUMSAL KVK Politikası’nda kullanılan ve önem teşkil eden tanımlar aşağıda yer almaktadır:

Açık Rıza	Belirli bir konuya ilişkin, bilgilendirilmeye dayanan ve özgür iradeyle açıklanan rıza.
Anonim Hale Getirme	Kişisel verinin, başka verilerle eşleştirilerek dahi hiçbir surette kimliği belirli veya belirlenebilir bir gerçek kişiyle ilişkilendirilemeyecek hale getirilmesi.
Aydınlatma Yükümlülüğünün Yerine Getirilmesinde Uyulacak Usul ve Esaslar Hakkında Tebliğ	10 Mart 2018 tarihli ve 30356 sayılı Resmi Gazete’de yayımlanarak yürürlüğe giren Aydınlatma Yükümlülüğünün Yerine Getirilmesinde Uyulacak Usul ve Esaslar Hakkında Tebliğ.
Çalışan KVK Politikası	ESS KURUMSAL çalışanlarının kişisel verilerinin korunmasına ve işlenmesine ilişkin ilkelerin düzenlendiğ “ESS KURUMSAL Çalışanları Kişisel Verilerin Korunması ve İşlenmesi Politikası”.
Kişisel Sağlık Verilerinin İşlenmesine ilişkin Yönetmelik	20 Ekim 2016 tarihli ve 29863 sayılı Resmi Gazete’de yayımlanan, Kişisel Sağlık Verilerinin İşlenmesi ve Mahremiyetinin Sağlanması Hakkında Yönetmelik.
Kişisel Sağlık Verisi	Kimliği belirli ya da belirlenebilir gerçek kişinin fiziksel ve ruhsal sağlığına ilişkin her türlü bilgi ile kişiye sunulan sağlık hizmetiyle ilgili bilgi.
Kişisel Veri	Kimliği belirli veya belirlenebilir gerçek kişiye ilişkin her türlü bilgi.
Kişisel Veri Sahibi	Kişisel verisi işlenen gerçek kişi. Örneğin; Müşteriler ve çalışanlar.
Kişisel Verileri Koruma Birimi	ESS KURUMSAL tarafından, kişisel verilerin korunması mevzuatına uygunluğun sağlanması, muhafazası ve sürdürülmesi kapsamında Şirket bünyesinde gerekli koordinasyonu sağlayacak olan birim.
Kişisel Verilerin İşlenmesi	Kişisel verilerin tamamen veya kısmen otomatik olan ya da herhangi bir veri kayıt sisteminin parçası olmak kaydıyla otomatik olmayan yollarla elde edilmesi, kaydedilmesi, depolanması, muhafaza edilmesi, değiştirilmesi, yeniden düzenlenmesi, açıklanması, aktarılması, devralınması, elde edilebilir hale getirilmesi, sınıflandırılması ya da kullanılmasının engellenmesi gibi veriler üzerinde gerçekleştirilen her türlü işlem.
KVK Kanunu	7 Nisan 2016 tarihli ve 29677 sayılı Resmi Gazete’de yayımlanan, 24 Mart 2016 tarihli ve 6698 sayılı Kişisel Verilerin Korunması Kanunu.
KVK Kurulu	Kişisel Verileri Koruma Kurulu.
KVK Kurumu	Kişisel Verileri Koruma Kurumu.
Özel Nitelikli Kişisel Veri	Irk, etnik köken, siyasi düşünce, felsefi inanç, din, mezhep veya diğer inançlar, kılık kıyafet, dernek vakıf ya da sendika üyeliği, sağlık, cinsel hayat, ceza mahkûmiyeti ve güvenlik tedbirleriyle ilgili veriler ile biyometrik ve genetik veriler.
ESS KURUMSAL / Şirket	ESS KURUMSAL
ESS KURUMSAL İş Ortakları	ESS KURUMSAL’in ticari faaliyetlerini yürütürken çeşitli amaçlarla iş ortaklığı kurduğu taraflar.
ESS KURUMSAL KVK Politikası	ESS KURUMSAL Kişisel Verilerin Korunması ve İşlenmesi Politikası.
ESS KURUMSAL Tedarikçileri	Sözleşme temelli olarak ESS KURUMSAL’e hizmet sunan taraflar.
ESS KURUMSAL Veri Sahibi Başvuru Formu	Veri sahiplerinin, KVK Kanunu’nun 11. maddesinde yer alan haklarına ilişkin başvurularını kullanırken yararlanacakları başvuru formu.
Hukuk Danışmanları	ESS KURUMSAL’nin hukuki işlemlerin yürütülmesi için danışmanlık aldığı gerçek ve tüzel kişiler
ESS KURUMSAL Çalışan KVK Politikası	ESS KURUMSAL bünyesine dahil şirketlerin çalışanlarının kişisel verilerinin korunmasında ve işlenmesinde benimsenen ilkelerin düzenlendiği “ESS KURUMSAL Çalışanları Kişisel Verilerin Korunması ve İşlenmesi Politikası”.
Türkiye Cumhuriyeti Anayasası	9 Kasım 1982 tarihli ve 17863 sayılı Resmi Gazete'de yayımlanan; 7 Kasım 1982 tarihli ve 2709 sayılı Türkiye Cumhuriyeti Anayasası.
Türk Ceza Kanunu	12 Ekim 2004 tarihli ve 25611 sayılı Resmi Gazete'de yayımlanan; 26 Eylül 2004 tarihli ve 5237 sayılı Türk Ceza Kanunu.
Veri İşleyen	Veri sorumlusunun verdiği yetkiye dayanarak onun adına kişisel veri işleyen gerçek ve tüzel kişi.
Veri Sorumlusu	Kişisel verilerin işlenme amaçlarını ve vasıtalarını belirleyen, verilerin sistematik bir şekilde tutulduğu yeri yöneten kişi.
Veri Sorumlusuna Başvuru Usul Ve Esasları Hakkında Tebliğ	10 Mart 2018 tarihli ve 30356 sayılı Resmi Gazete’de yayımlanarak yürürlüğe giren Veri Sorumlusuna Başvuru Usul ve Esasları Hakkında Tebliğ.
Veri Sorumluları Sicili	KVK Kurulu gözetiminde, Kişisel Verileri Koruma Kurumu Başkanlığı nezdinde tutulan ve kamuya açık olan Veri Sorumluları Sicili.
Veri Sorumluları Sicili Hakkında Yönetmelik	30 Aralık 2017 tarihli ve 30286 sayılı Resmi Gazete’de yayımlanan 1 Ocak 2018 tarihinde yürürlüğe giren Veri Sorumluları Sicili Hakkında Yönetmelik.

 

4. SORUMLULUKLAR 

ESS KURUMSAL KVK Politikası’na uygun hazırlanan yönetmelik, prosedür, kılavuz, standart ve eğitim faaliyetlerinin ESS KURUMSAL bünyesinde uygulanmasında, Hukuk Danışmanları tavsiye kaynağı ve rehber olacaktır. ESS KURUMSAL genelindeki tüm çalışanlarımız, paydaşlarımız, misafirler, ziyaretçiler ve ilgili üçüncü kişiler, ESS KURUMSAL KVK Politikası’na uyum ile birlikte, hukuki yönden risklerin ve yakın tehlikenin önlenmesinde, Hukuk Danışmanları ile iş birliği yapmakla yükümlüdürler. ESS KURUMSAL’un tüm organ ve departmanları ESS KURUMSAL KVK Politikası’na uyulmasını gözetmekle sorumludur.
 

5. POLİTİK ESASLAR 

5.1. ESS KURUMSAL TARAFINDAN BENİMSENEN TEMEL İLKELER 

ESS KURUMSAL tarafından, kişisel verilerin korunması mevzuatına uyum sağlanması ve uyumun sürdürülmesi için aşağıda sıralanan temel ilkeler benimsenmelidir:

5.1.1. Kişisel verileri hukuka ve dürüstlük kurallarına uygun olarak işleme 
ESS KURUMSAL, Türkiye Cumhuriyeti Anayasası başta olmak üzere, kişisel verilerin korunması mevzuatına uygun olarak, kişisel veri işleme faaliyetlerini hukuka ve dürüstlük kuralına uygun olarak yürütmelidirler.

​​​5.1.2. İşlenen kişisel verilerin doğruluğunu ve güncelliğini temin etme ESS KURUMSAL, işledikleri kişisel verilerin doğruluğunu ve güncelliğini sağlamalı, bu çerçevede gereken idari ve teknik tedbirleri almalı, gerekli süreçleri yürütmelidirler. ESS KURUMSAL bu kapsamda, kişisel veri sahiplerinin kişisel verilerinin hatalı olması durumunda bunları düzeltme ve doğruluğunu teyit etmeye yönelik mekanizmalar kurmalıdır.

5.1.3. Kişisel verileri amaçla bağlantılı, sınırlı ve ölçülü bir biçimde işleme
ESS KURUMSAL, kişisel verileri, veri işleme şartları ile bağlantılı ve bu hizmetlerin gerçekleştirilmesi için gerektiği kadar işlemelidirler. Bu kapsamda, kişisel veri işleme amacının, kişisel veri işleme faaliyetine başlanmadan önce belirlenmesini gerektirmektedir. Diğer bir deyişle, kişisel verilerin yalnızca ileride kullanılabileceği varsayımı ile işlenmemesi (kişisel verilerin muhafaza edilmesi de

veri işleme faaliyetidir) gerekmektedir. Bu çerçevede, ESS KURUMSAL, veri sahiplerinin temel haklarını ve kendi meşru menfaatlerini göz önünde bulundurmalıdırlar.

5.1.4. Kişisel verileri ilgili mevzuatta öngörülen veya işlendikleri amaç için gerekli olan süre kadar muhafaza etme

ESS KURUMSAL, kişisel verileri, ilgili mevzuatta öngörülen veya veri işleme amacının gerektirdiği süre ile sınırlı olarak muhafaza etmelidirler. Bu doğrultuda ESS KURUMSAL, Türk Ceza Kanunu’nun 138. maddesi ve KVK Kanunu’nun 4. ve 7. maddelerinden kaynaklanan süre sınırına riayet etmelidirler. ESS KURUMSAL, mevzuatta öngörülen sürenin bitimi veya kişisel verilerin işlenmesini gerektiren sebeplerin ortadan kalkması halinde kişisel verileri silmeli, yok etmeli veya anonim hale getirmelidirler.

5.2. KİŞİSEL VERİ İŞLEME FAALİYETLERİNİN VERİ İŞLEME ŞARTLARINA UYGUN OLARAK GERÇEKLEŞTİRİLMESİ

ESS KURUMSAL kişisel verilerin işlenmesi faaliyetlerini yürütürken, temel ilkelere uymak kaydıyla, KVK Kanunu’nun 5. ve 6. maddeleri ile Kişisel Sağlık Verilerinin İşlenmesine İlişkin Yönetmelik’te belirlenen veri işleme şartlarına uygun hareket etmelidirler.

ESS KURUMSAL bu doğrultuda, gerçekleştirilen kişisel veri işleme faaliyetleri bakımından söz konusu veri işleme şartlarının mevcut olup olmadığını tespit etmeli; şartların bulunmaması durumunda kişisel veri işleme faaliyetini gerçekleştirmemelidirler.

ESS KURUMSAL, kişisel verilerin hukuka uygun olarak işlenmesi için iç sistemlerinde gerekli mekanizmaları kurgulamalı ve kişisel verilerin korunmasına ilişkin kurum içi farkındalık yaratmalı, gerekli denetim mekanizmalarını yürütmelidirler.

ESS KURUMSAL, kişisel verilerin işlenmesi kapsamında Türkiye Cumhuriyeti Anayasası başta olmak üzere, Türk Ceza Kanunu, KVK Kanunu ve ilgili diğer mevzuat ile ESS KURUMSAL KVK Politikası’nda ortaya konulan kurallara uymalıdırlar.
 

5.3. KİŞİSEL VERİ AKTARIMININ VERİ AKTARIM ŞARTLARINA UYGUN OLARAK GERÇEKLEŞTİRİLMESİ

ESS KURUMSAL tarafından gerçekleştirilecek kişisel veri aktarımlarında (kişisel verilerin aktif olarak üçüncü kişilerle paylaşılması veya kişisel verilerin üçüncü kişilerin erişime açılması) KVK Kanunu’nun 8. ve 9. maddelerinde düzenlenmiş olan kişisel veri aktarım şartlarına uygun hareket edilmelidir.
 

5.4. KİŞİSEL VERİLERİN GÜVENLİĞİNİN SAĞLANMASI

ESS KURUMSAL, kişisel verilerin hukuka aykırı olarak açıklanmasını, aktarılmasını, kişisel verilere hukuka aykırı olarak erişilmesini, veya başka şekillerde

meydana gelebilecek güvenlik eksikliklerini önlemek için, imkanlar dahilinde, korunacak verinin niteliğine göre gerekli her türlü tedbiri almalıdırlar.

Bu kapsamda ESS KURUMSAL tarafından gerekli (i) idari ve (ii) teknik tedbirler alınmalı, (iii) şirket bünyesinde denetim sistemi kurulmalı ve (iv) kişisel verilerin kanuni olmayan yollarla ifşası durumunda KVK Kanunu’nda öngörülen tedbirler alınmalıdır.

5.4.1. Kişisel Verilerin Hukuka Uygun İşlenmesini Sağlamak ve Kişisel Verilere Hukuka Aykırı Erişilmesini Önlemek için ESS KURUMSAL’un Alacağı İdari Tedbirler

• ESS KURUMSAL, kişisel verilerin korunmasına ilişkin olarak çalışanlarını eğitmeli ve bilinçlendirmelidir.

• Kişisel verilerin aktarıma konu olduğu durumlarda, ESS KURUMSAL kişisel verilerin aktarıldığı kişiler ile akdedilmiş sözleşmelere, kişisel verilerin aktarıldığı tarafın veri güvenliğini sağlamaya yönelik yükümlülükleri yerine getireceğine ilişkin kayıtlar eklemelidir. Bu kapsamda, aktarılan tarafın kişisel verilerin korunması amacıyla gerekli her türlü tedbiri alacağı ve kendi kuruluşlarında bu tedbirlerin uygulanmasını temin edeceği taahhüt altına alınmalıdır.

• ESS KURUMSAL tarafından gerçekleştirilen süreçler detaylı olarak incelenmeli, süreç kapsamında yürütülen kişisel veri işleme faaliyetleri her birim özelinde tespit edilmelidir. Bu kapsamda, yürütülen veri işleme faaliyetlerinin KVK Kanunu’nda öngörülen kişisel veri işleme şartlarına uygunluğunun sağlanması için atılması gereken adımlar belirlenmelidir.

• ESS KURUMSAL, şirket yapılarına göre KVK Kanunu’na uyumun sağlanması için yerine getirilmesi gereken uygulamaları tespit etmeli, bu uygulamaları iç politikalar ile düzenlemelidir.

5.4.2. Kişisel Verilerin Hukuka Uygun İşlenmesini Sağlamak ve Kişisel Verilere Hukuka Aykırı Erişilmesini Önlemek için ESS KURUMSAL’un Alacağı Teknik Tedbirler

• Kişisel verilerin korunmasına ilişkin olarak, teknolojinin imkan verdiği ölçüde teknik önlemler alınmalı ve alınan önlemler gelişmelere paralel olarak güncellenmeli ve iyileştirilmelidir.

• Teknik konularda, uzman personel istihdam edilmelidir.

• Alınan önlemlerin uygulanmasına yönelik düzenli aralıklarla denetim yapılmalıdır.

• Güvenliği temin edecek yazılım ve sistemler kurulmalıdır.

• ESS KURUMSAL tarafından işlenmekte olan kişisel verilere erişim yetkisi, belirlenen işleme amacı doğrultusunda ilgili şirket çalışanı ile sınırlandırılmalıdır.

5.4.3. ESS KURUMSAL’un Kişisel Verilerin Korunmasına ilişkin Denetim Faaliyetleri Yürütmesi

ESS KURUMSAL tarafından kişisel verilerin korunması ve güvenliğinin sağlanması kapsamında alınan teknik tedbirlerin, idari tedbirlerin ve uygulamaların ilgili mevzuata, politika, prosedür ve talimatlara uyumu, işleyişi ve etkinliği ESS KURUMSAL İç Denetim Birimleri tarafından denetlenmelidir. ESS KURUMSAL denetim faaliyetini, kendi organizasyonu marifetiyle gerçekleştirebileceği gibi ESS KURUMSAL Yönetim Kurulunun görüşünü alarak dış kaynaklı denetim firmalarına da yaptırabilir. ESS KURUMSAL Yönetim Kurulu gerekli gördüğü durumlarda söz konusu denetim faaliyetini ESS KURUMSAL’nde doğrudan kendi organizasyonu marifetiyle yerine getirebilir.

Gerçekleştirilen denetim faaliyetlerinin sonuçları, ilgili ESS KURUMSAL Yönetim Kuruluna ve ilgili fonksiyon yöneticilerine raporlanmalıdır. Denetim sonuçlarına ilişkin planlanan aksiyonların düzenli olarak takibi süreç sahiplerinin asli sorumluluğundadır. İlgili ESS KURUMSAL bu rapor kapsamındaki aksiyonların takibini, doğrulama testlerini ve denetimlerini yapmalıdır.

Denetim sonuçları ile sınırlı olmaksızın, verilerin korunmasına ilişkin alınan tedbirlerinin geliştirilmesini ve iyileştirilmesini sağlayacak faaliyetler ESS KURUMSAL’nde ilgili icra birimlerince yürütülmelidir.

5.4.4. Kişisel Verilerin Kanuni Olmayan Yollarla İfşası Durumunda Alınması Gereken Tedbirler

ESS KURUMSAL, işlemekte oldukları kişisel verilerin hukuka aykırı olarak yetkisiz kimseler tarafından elde edilmesi durumunda, vakit kaybetmeksizin durumu KVK Kurulu’na ve ilgili veri sahiplerine bildirmelidirler. Bu yükümlülüğün yerine getirilmesi için gereken iç yapı, her bir ESS KURUMSAL bünyesinde kurgulanmalıdır.

 

5.5. KİŞİSEL VERİ İŞLEME FAALİYETİNE İLİŞKİN YÜKÜMLÜLÜKLER

ESS KURUMSAL, KVK Kanunu’nun veri sorumluları için öngördüğü yükümlülüklere uymalıdırlar. Bu kapsamda ESS KURUMSAL’un uymakla yükümlü olduğu başlıca hususlar aşağıda sıralanmaktadır:

5.5.1. Veri Sorumluları Siciline Kayıt ve Bildirim Yükümlülüğü

ESS KURUMSAL KVK Kanunu’nun 16. maddesine ve Veri Sorumluları Sicili Hakkında Yönetmelik usul ve esaslarına uygun olarak, Veri Sorumluları Sicili’ne kaydolmalıdırlar.

Kayıt başvurusunda Veri Sorumluları Sicili’ne sunulması gereken bilgiler aşağıda yer almaktadır:

1. Veri sorumlusu statüsündeki ESS KURUMSAL’un ve varsa temsilcisinin kimlik bilgileri ve adresleri,

2. Kişisel verilerin işlenme amacı,

3. Veri sahibi kişi grupları ve bu kişilere ait işlenen kişisel veri kategorileri hakkında bilgiler,

4. Kişisel verilerin aktarılabileceği kişi veya kişi grupları,

5. Yurt dışına aktarımı yapılabilecek kişisel veriler,

6. İşlenen kişisel verilerin güvenliğini sağlamaya yönelik alınan tedbirler,

7. Kişisel verilerin işlenme amacının gerektirdiği azami muhafaza edilme süresi.

5.5.2. Veri Sahibini Aydınlatma Yükümlülüğü

ESS KURUMSAL, KVK Kanunu’nun 10. Maddesine ve Aydınlatma Yükümlülüğünün Yerine Getirilmesinde Uyulacak Usul ve Esaslar Hakkında Tebliğ’e uygun olarak, kişisel verilerin elde edilmesi sırasında veri sahiplerinin bilgilendirilmesini sağlamak için gerekli süreçleri yürütmelidirler. Aydınlatma yükümlülüğü kapsamında veri sahiplerine sunulması gereken bilgiler aşağıda yer almaktadır:

1. Veri sorumlusunun ve varsa temsilcisinin kimliği,

2. Kişisel verilerin hangi amaçla işleneceği,

3. İşlenen kişisel verilerin kimlere ve hangi amaçla aktarılabileceği,

4. Kişisel veri toplamanın yöntemi ve hukuki sebebi,

5. Veri sahibinin hakları olan;

• Kişisel verilerinin işlenip işlenmediğini öğrenmek,

• Kişisel verileri işlenmişse buna ilişkin bilgi talep etmek,

• Kişisel verilerin işlenme amacını ve bunların amacına uygun kullanılıp kullanılmadığını öğrenmek,

• Yurt içinde veya yurt dışında kişisel verilerin aktarıldığı üçüncü kişileri bilmek,

• Kişisel verilerin eksik veya yanlış işlenmiş olması halinde bunların düzeltilmesini istemek ve yapılan işlemin kişisel verilerin aktarıldığı üçüncü kişilere bildirilmesini istemek,

• Öngörülen şartlar çerçevesinde kişisel verilerin silinmesini veya yok edilmesini istemek ve yapılan işlemin kişisel verilerin aktarıldığı üçüncü kişilere bildirilmesini istemek,

• İşlenen verilerin münhasıran otomatik sistemler vasıtasıyla analiz edilmesi suretiyle kişinin kendisi aleyhine bir sonucun ortaya çıkmasına itiraz etmek,

• Kişisel verilerin kanuna aykırı olarak işlenmesi sebebiyle zarara uğraması halinde zararın giderilmesini talep etmek.

5. 5. 3. Kişisel Verilerin Güvenliğini Sağlama Yükümlülüğü

ESS KURUMSAL, KVK Kanunu’nun 12. maddesine uygun olarak, kişisel verilerin güvenliğinin sağlanmasının ve veri sahiplerinin temel hak ve özgürlüklerinin gözetilmesinin öneminin bilinciyle;

1. Kişisel verilerin hukuka aykırı işlenmesini önlemek,

2. Kişisel verilere hukuka aykırı olarak erişilmesini önlemek ve

3. Kişisel verilerin muhafazasını sağlamak

amaçlarıyla uygun güvenlik düzeyini temin etmeye yönelik gerekli her türlü teknik ve idari tedbirleri almalıdırlar.

ESS KURUMSAL ayrıca, veri güvenliğini sağlamaya yönelik mekanizmaların işletilmesi kapsamında gerekli denetimleri yapmak veya yaptırmakla yükümlüdürler.

5.5.4. KVK Kurulu Tarafından Verilen Kararları Yerine Getirme Yükümlülüğü

ESS KURUMSAL; kişisel verilerin, temel hak ve özgürlüklere uygun şekilde işlenmesini sağlamak adına faaliyette bulunan ve KVK Kurumu’nun icra organı olan KVK Kurulu tarafından verilen kararlara uygun hareket etmelidirler.

5.5.5. Veri Sahibi Başvurularına Cevap Verme Yükümlülüğü

ESS KURUMSAL veri sorumlusu sıfatıyla KVK Kanunu’nun 13. maddesi gereğince, veri sahiplerinin kişisel verilerine ilişkin taleplerini, talebin niteliğine göre en kısa sürede ve en geç otuz (30) gün içinde sonuçlandırmalıdırlar. Veri sahipleri kişisel verilerine ilişkin taleplerini Veri Sorumlusuna Başvuru Usul ve Esasları Hakkında Tebliğ doğrultusunda gerçekleştirmelidir.

KVK Kanunu’nun 11.maddesi uyarınca, kişisel veri sahipleri veri sorumlularına başvurarak kendileri ile ilgili aşağıda yer alan konularda talepte bulunabilirler:

1. Kişisel verilerinin işlenip işlenmediğini öğrenmek,

2. Kişisel verileri işlenmişse buna ilişkin bilgi talep etmek,

3. Kişisel verilerin işlenme amacını ve bunların amacına uygun kullanılıp kullanılmadığını öğrenmek,

4. Yurt içinde veya yurt dışında kişisel verilerin aktarıldığı üçüncü kişileri bilmek,

5. Kişisel verilerin eksik veya yanlış işlenmiş olması halinde bunların düzeltilmesini istemek ve bu kapsamda yapılan işlemin kişisel verilerin aktarıldığı üçüncü kişilere bildirilmesini istemek,

6. KVK Kanunu ve ilgili diğer kanun hükümlerine uygun olarak işlenmiş olmasına rağmen, işlenmesini gerektiren sebeplerin ortadan kalkması halinde kişisel verilerin silinmesini veya yok edilmesini isteme ve bu kapsamda yapılan işlemin kişisel verilerin aktarıldığı üçüncü kişilere bildirilmesini istemek,

7. İşlenen verilerin münhasıran otomatik sistemler vasıtasıyla analiz edilmesi suretiyle kişinin kendisi aleyhine bir sonucun ortaya çıkmasına itiraz etmek,

8. Kişisel verilerin kanuna aykırı olarak işlenmesi sebebiyle zarara uğraması halinde zararın giderilmesini talep etmek.

5.5.6. Kişisel Verileri Hukuka Uygun Olarak Aktarma ve Elde Etme Yükümlülüğü

ESS KURUMSAL, KVK Kanunu’nun 4. maddesi gereğince, kişisel verileri hukuka ve dürüstlük kuralına uygun bir biçimde işlemelidirler. Bu kapsamda, kişisel verilerin elde edilmesi ve aktarılması faaliyetleri de hukuka uygun olarak yürütülmelidir.

5.5.7. Kişisel Verilerin Muhafazasına ilişkin Düzenlemelere Uygun Davranma Yükümlülüğü

ESS KURUMSAL KVK Kanunu’nun 7. maddesi gereğince; hukuka uygun olarak işlenmiş olmasına rağmen işleme sebebi ortadan kalkan kişisel verilerin silinmesi, anonim hale getirilmesi veya yok edilmesine yönelik gerekli iç sistemlerini kurmalıdırlar.
 

6. ESS KURUMSAL KVK POLİTİKASI'NA VE KVK KANUNU'NA UYUM İÇİN ESS KURUMSAL ŞİRKETLERİ TARAFINDAN YERİNE GETİRİLECEK TEMEL HUSUSLAR 

ESS KURUMSAL, KVK Kanunu’na ve yol gösterici nitelikte olan ESS KURUMSAL KVK Politikası’na uyum için belirli birtakım sistemleri kendi bünyelerinde kurgulamalıdırlar. Bu kapsamda ESS KURUMSAL tarafından öncelikle yerine getirilmesi gerekenler aşağıda yer almaktadır:

6.1. ESS KURUMSAL KVK POLİTİKASI’NDA AÇIKLANAN YÜKÜMLÜLÜKLERİ YERİNE GETİRMEK

ESS KURUMSAL tarafından ESS KURUMSAL KVK Politikası’nın 5.5. başlığı altında açıklanmış olan temel yükümlülüklere uygun hareket edilmelidir.

6.2. KİŞİSEL VERİLERİN KORUNMASI VE İŞLENMESİ POLİTİKASI İLE TEMEL POLİTİKALARI OLUŞTURMAK

ESS KURUMSAL kendi iç işleyişlerini ve KVK Kanunu’nda öngörülen düzenlemeleri dikkate alarak Kişisel Verilerin Korunması ve İşlenmesi Politikası oluşturmalıdırlar.

ESS KURUMSAL tarafından oluşturulacak olan bu politikanın dili sade ve veri sahipleri tarafından anlaşılabilir olmalıdır.

6.3. KİŞİSEL VERİLERİN KORUNMASI VE İŞLENMESİNE İLİŞKİN ESS KURUMSAL ŞİRKETLERİ TARAFINDAN POLİTİKA, TÜZÜK/İÇ TÜZÜK, YÖNETMELİK, PROSEDÜR VE KILAVUZLAR HAZIRLANMASI

Kişisel verilerin korunması hukukuna uyumun sağlanmasının temini amacıyla, ESS KURUMSAL tarafından, kamuya sunulmak veya şirket içinde kullanılmak üzere gerekli dokümanlar hazırlanmalıdır.

Bu kapsamda hazırlanacak olan dokümanlar, ESS KURUMSAL tarafından uygulanan dokümantasyon modeline uygun olarak düzenlenmelidir.

ESS KURUMSAL tarafından kamuya sunulacak politikalarda gerçekleştirilecek değişiklikler, veri sahiplerinin kolaylıkla erişim sağayabileceği biçimde sunulmalıdır.

6.4. KİŞİSEL VERİLERİN KORUNMASI VE İŞLENMESİNDEN SORUMLU BİRİMİN TESPİTİ

ESS KURUMSAL KVK Politikası ve ilişkili diğer politikaları yönetmek üzere, her bir ESS KURUMSAL bünyesinde Kişisel Verilerin Korunması Birimi kurulmalı ya da kişisel verilerin korunmasından sorumlu bir kişi atanmalıdır. Bu kapsamda ilgili birim veya kişi tarafından yürütülecek temel faaliyetler aşağıda sıralanmaktadır:

1. Kişisel verilerin korunması ve işlenmesine ilişkin dokümantasyonun hazırlanmasının takibi ve dokümanların ilgili kişilerin onayına sunulması,

2. Kişisel verilerin korunması ve işlenmesine ilişkin dokümanların uygulanmasının temini ve gerekli denetimlerin yürütülmesinin sağlanması,

3. ESS KURUMSAL’un yükümlülüklerini (ESS KURUMSAL KVK Politikası Başlık 5.5.) yerine getirip getirmediğinin takibi,

4. KVK Kurumu ve KVK Kurulu ile olan ilişkilerin takibi.

Birimin oluşumu ve görev dağılımı ESS KURUMSAL üst yönetimi tarafından belirlenir. Birim kurulması yerine kişisel verilerin korunmasından ve işlenmesinden sorumlu bir kişi atanmasına karar verilmişse, bu kişinin atanması sürecini de aynı şekilde şirket üst yönetimi yürütür. Yukarıda belirtilen asgari görevlere ek olarak, ESS KURUMSAL’un ihtiyaçları ve yürüttükleri faaliyetler göz önüne alınarak birim ve atanacak sorumlu kişiye birtakım ek görev ve sorumluluklar verilebilir.

7. GÖZDEN GEÇİRME

Bu Politika dokümanı, ESS KURUMSAL Yönetim Kurulu tarafından onaylandığı andan itibaren yürürlüğe girer. İşbu Politika’nın yürürlükten kaldırılması hususu hariç olmak üzere Politika içerisinde yapılacak değişiklikler ve ne şekilde yürürlüğe konacağı konusunda da ESS KURUMSAL Yönetim Kurulu tarafından Yönetim Kurulu Başkanına yetki verilmiştir. ESS KURUMSAL Yönetim Kurulu Başkanı onayıyla işbu Politika içerisinde değişiklik yapılabilecek ve yürürlüğe konabilecektir.

İşbu Politika’ya bağlı olarak düzenlenecek, bu Politika’nın içerisinde belirtilen hususların belli konular özelinde ne şekilde icra edileceğini belirtecek uygulama kuralları yönetmelik şeklinde düzenlenecektir. Yönetmelikler ESS KURUMSAL Yönetim Kurulu Başkanı onayıyla yayımlanarak yürürlüğe konulacaktır.

İşbu Politika her halükarda yılda bir kez gözden geçirilir, gerekli değişiklikler varsa, ESS KURUMSAL Yönetim Kurulu Başkanı’nın onayına sunularak güncellenir.

ESS KURUMSAL KVK Politikası, ESS KURUMSAL tarafından internet sitesinde yayımlanarak kamuoyuna sunulmuştur. Başta KVK Kanunu olmak üzere yürürlükteki mevzuat ile işbu Politika’da yer verilen düzenlemelerin çelişmesi halinde mevzuat hükümleri uygulanır.

ESS KURUMSAL, yasal düzenlemelere paralel olarak ESS KURUMSAL KVK Politikasın’da değişiklik yapma hakkını saklı tutar. ESS KURUMSAL KVK Politikası’nın güncel versiyonuna ESS KURUMSAL’in web sitesinden ( www.ESS KURUMSAL.com.tr ) erişilebilir.

Kişisel Verilerin Korunması ve İşlenmesi Genel Aydınlatma Metni

Kişisel verilerinizin, 6698 sayılı Kişisel Verilerin Korunması Kanunu (“KVKK”) uyarınca, veri sorumlusu sıfatıyla ESS KURUMSAL Şirketi (“ESS KURUMSAL” veya “Şirket”) tarafından hangi kapsamda işlenebileceği aşağıda açıklanmıştır.

1. Kişisel Verilerinizin Toplanma Yöntemi ve Hukuki Gerekçesi

Kişisel verileriniz faaliyetlerimizi yürütmek amacıyla Şirket’imiz tarafından farklı kanallarla ve mevzuata ve Şirket politikalarına uyumun sağlanması hukuki sebeplerine dayanılarak toplanmaktadır. Kişisel verileriniz, KVKK tarafından öngörülen temel ilkelere uygun olarak, KVKK’nın 5. ve 6. maddelerinde belirtilen kişisel veri işleme şartları ve amaçları kapsamında işbu Aydınlatma Metninde belirtilen amaçlarla da işlenebilmekte ve aktarılabilmektedir.

2. Kişisel Verilerinizin İşlenme Amaçları

Toplanan kişisel verileriniz, KVKK tarafından öngörülen temel ilkelere uygun olarak ve KVKK’nın 5. ve 6. maddelerinde belirtilen kişisel veri işleme şartları ve amaçları dahilinde, ESS KURUMSAL tarafından aşağıda yer alan amaçlarla işlenebilmektedir:

• ESS KURUMSAL'un yürüttüğü ticari faaliyetlerin mevzuata ve Şirket politikalarına uygun olarak yerine getirilmesi için Şirket’imizin iş birimleri tarafından gerekli çalışmaların yapılması ve bu doğrultuda faaliyetlerin yürütülmesi;

• ESS KURUMSAL’un kısa, orta ve uzun vadede ticari politikalarının tespit edilmesi, planlanması ve uygulanması;

• ESS KURUMSAL’un insan kaynakları faaliyetlerinin tasarlanması ve yürütülmesi;

• Şirketimiz insan kaynakları faaliyetlerinin tasarlanmasına, planlanmasına ve icrasına destek olunması;

• ESS KURUMSAL’un, iştiraki bulunduğu şirketlerin ve iş ilişkisi içerisinde olunan gerçek kişilerin ticari ve hukuki emniyetinin sağlanması;

• Şirketimizin ticari itibarının ve oluşturduğu güvenin korunması.

Kişisel verilerinizin Şirket’imiz tarafından işlenme amaçları konusunda detaylı bilgilere, www.esskurumsal.com.tr internet adresinden ulaşabileceğiniz “ESS KURUMSAL Şirketi Kişisel Verilerin Korunması ve İşlenmesi Politikası”nda yer verilmiştir.

3. Kişisel Verilerinizin Hangi Nedenle Kimlere Aktarılabilir?

Toplanan kişisel verileriniz; KVKK tarafından öngörülen temel ilkelere uygun olarak ve KVKK’nın 8. ve 9. maddelerinde belirtilen kişisel veri işleme şartları ve amaçları dahilinde, ESS KURUMSAL tarafından aşağıda yer alan amaçlarla; iş ortaklarımıza, tedarikçilerimize, hissedarlarımıza, kanunen yetkili kamu kurumlarına ve özel kişilere aktarılabilmektedir:

• ESS KURUMSAL’un yürüttüğü ticari faaliyetlerin mevzuata ve Şirket politikalarına uygun olarak yerine getirilmesi için Şirket’imizin iş birimleri tarafından gerekli çalışmaların yapılması ve bu doğrultuda faaliyetlerin yürütülmesi;

• ESS KURUMSAL’un kısa, orta ve uzun vadede ticari politikalarının tespit edilmesi, planlanması ve uygulanması;

• ESS KURUMSAL’un insan kaynakları faaliyetlerinin tasarlanması ve yürütülmesi;

• Şirketimizin insan kaynakları faaliyetlerinin tasarlanmasına, planlanmasına ve icrasına destek olunması;

• ESS KURUMSAL’un, iştiraki bulunduğu şirketlerin ve iş ilişkisi içerisinde olunan gerçek kişilerin ticari ve hukuki emniyetinin sağlanması;

• Şirketimizin ticari itibarının ve oluşturduğu güvenin korunması.

Kişisel verilerinizin Şirket’imiz tarafından aktarılması konusunda detaylı bilgilere, www.esskurumsal.com.tr internet adresinden ulaşabileceğiniz “ESS KURUMSAL Şirketi Kişisel Verilerin Korunması ve İşlenmesi Politikası”nda yer verilmiştir.

IV.  KVKK’nın 11. Maddesince Veri Sahibi Olarak Sayılan Haklarınız

Kişisel verisi işlenen gerçek kişilerin KVKK’nın 11. maddesi uyarıca sahip olduğu haklar aşağıdaki gibidir;

• Kişisel veri işlenip işlenmediğini öğrenme,

• Kişisel verileri işlenmişse buna ilişkin bilgi talep etme,

• Kişisel verilerin işlenme amacını ve bunların amacına uygun kullanılıp kullanılmadığını öğrenme,

• Yurt içinde veya yurt dışında kişisel verilerin aktarıldığı üçüncü kişileri bilme,

• Kişisel verilerin eksik veya yanlış işlenmiş olması hâlinde bunların düzeltilmesini isteme ve bu kapsamda yapılan işlemin kişisel verilerin aktarıldığı üçüncü kişilere bildirilmesini isteme,

• KVKK ve ilgili diğer kanun hükümlerine uygun olarak işlenmiş olmasına rağmen, işlenmesini gerektiren sebeplerin ortadan kalkması hâlinde kişisel verilerin silinmesini veya yok edilmesini isteme ve bu kapsamda yapılan işlemin kişisel verilerin aktarıldığı üçüncü kişilere bildirilmesini isteme,

• İşlenen verilerin münhasıran otomatik sistemler vasıtasıyla analiz edilmesi suretiyle kişinin kendisi aleyhine bir sonucun ortaya çıkmasına itiraz etme,

• Kişisel verilerin kanuna aykırı olarak işlenmesi sebebiyle zarara uğraması hâlinde zararın giderilmesini talep etme.

Yukarıda sıralanan haklarınıza yönelik başvurularınızı, www.esskurumsal.com.tr internet adresinde yer alan Veri Sahibi Bilg Talep Formu kullanarak iletebilirsiniz.

Şirket’imiz, talebin niteliğine göre talebi en kısa sürede ve en geç otuz (30) gün içinde ücretsiz olarak sonuçlandıracaktır. Ancak, işlemin ilave bir maliyeti gerektirmesi hâlinde, tarafımızca Kişisel Verileri Koruma Kurulu tarafından belirlenen tarifedeki ücret alınacaktır.